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KI und Automatisierung

KI in der Buchhaltung: was heute automatisch geht

Automatisierung in der Buchhaltung ist kein Versprechen mehr, sondern Alltag, wenn die Kette stimmt: Belege kommen von allein, werden ausgelesen, mit der Bank abgeglichen und als Buchung vorgeschlagen. Was bleibt, ist Prüfen. Hier sehen Sie, welche Station womit funktioniert.

KI und Automatisierung

Vom Beleg zur Buchung: was heute automatisch geht

Sieben Stationen, die jeder Beleg durchläuft. Je Station: was Software übernimmt, womit, und was bei Ihnen bleibt.

  1. Belegeingang

    Rechnungen kommen per Mail, als Papier oder liegen in Online-Portalen.

    Manuell

    • PDF aus dem Postfach speichern
    • Papierbeleg abheften oder scannen

    Automatisiert

    • Prüfen, ob alles angekommen ist

    Womit: Belegpostfach per Mail-Weiterleitung, Scan-App am Handy (in 6 von 6 Programmen)

  2. Belegabruf aus Portalen

    Vorsysteme melden sich mit Ihren Zugangsdaten bei Portalen wie Telekom, Amazon oder SaaS-Tools an und holen neue Rechnungen regelmäßig ab.

    Manuell

    • Jedes Portal einzeln öffnen
    • Rechnung suchen und herunterladen

    Automatisiert

    • Neue Portale einmalig verbinden

    Womit: GetMyInvoices, invoicefetcher. Keines der 6 Programme ruft selbst aus Portalen ab, die Anbindung zeigt die Schnittstellen-Matrix unten.

  3. Erkennung per OCR und KI

    Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz werden ausgelesen. Eine E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) bringt diese Daten strukturiert mit, da muss nichts erraten werden.

    Manuell

    • Lieferant und Datum abtippen
    • Netto, Steuer und Brutto eintragen

    Automatisiert

    • Vorschlag kurz prüfen

    Womit: automatische Belegerkennung in 6 von 6 Programmen, teils erst ab höherem Tarif

  4. Bankabgleich

    Kontoumsätze kommen über die Bankanbindung und werden passenden Belegen zugeordnet.

    Manuell

    • Kontoauszug neben den Beleg legen
    • Zahlung als bezahlt markieren

    Automatisiert

    • Unklare Zuordnungen bestätigen

    Womit: Bankanbindung in 6 von 6 Programmen

  5. Buchungsvorschlag

    Konto und Steuerschlüssel werden aus Regeln und früheren Buchungen vorgeschlagen.

    Manuell

    • Konto im Kontenrahmen suchen
    • Steuerschlüssel wählen und buchen

    Automatisiert

    • Vorschlag bestätigen

    Womit: Regelwerk der Buchhaltungssoftware, das aus Ihren Korrekturen lernt

  6. Export und Schnittstelle

    Buchungen und Belege gehen im DATEV-Format oder über eine Schnittstelle an die Steuerberatung.

    Manuell

    • Belege und Liste zusammenstellen

    Automatisiert

    nichts, der Export läuft regelmäßig

    Womit: DATEV-Export in 6 von 6 Programmen

  7. Steuerberatung

    Die Kanzlei übernimmt die Daten ohne Abtippen und kümmert sich um Abschluss und Beratung.

    Manuell

    • Pendelordner übergeben

    Automatisiert

    • Rückfragen der Kanzlei beantworten

    Womit: Bleibt immer bei Menschen: Prüfung, Sonderfälle, Abschluss, Beratung

Was die sechs Programme selbst automatisieren

Geprüft auf den Herstellerseiten. Automatisierungsquoten nennen wir nur als gekennzeichnete Herstellerangabe, gemessen haben wir sie nicht.

FunktionLexware OfficesevdeskFastBillPapierkramBuchhaltungsButlerWISO MeinBüro
Automatische BelegerkennungJa Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26eingeschränkt Quelle · 02.11.26ab S Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26eingeschränkt Quelle · 02.11.26
Belegscan per AppJa Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26ab S Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26
BankanbindungJa Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26ab S Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26
E-Rechnung auslesenJa Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26
DATEV-ExportJa Quelle · 02.11.26ab Rechnung Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26ab S Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26
API für eigene Anbindungenab XL Quelle · 02.11.26ab Buchhaltung Pro Quelle · 02.11.26Ja Quelle · 02.11.26ab M Quelle · 02.11.26ab Premium Quelle · 02.11.26ab Auftragswesen Quelle · 02.11.26

Schnittstellen-Matrix: Vorsysteme und Programme

Keines der sechs Programme ruft Rechnungen selbst aus Online-Portalen ab. Dafür gibt es Vorsysteme. Entscheidend ist, ob sie direkt mit Ihrem Programm verbunden sind.

VorsystemLexware OfficesevdeskFastBillPapierkramBuchhaltungsButlerWISO MeinBüro
GetMyInvoices Partnerprogramm vorhanden direkt (Schnittstelle) Synchronisation/Export aus GetMyInvoices; Dateien erscheinen als Uploads in Lexware Office. Zusätzlich Import aus Lexware Office möglich. Quelle · 02.11.26 direkt (Schnittstelle) Synchronisationskonto; Export nach sevdesk 'Belege' und Import aus sevdesk (bidirektional laut GMI) Quelle · 02.11.26 direkt (Schnittstelle) Export-Sync per FastBill-API-Key, optional in FastBill-Posteingang; bidirektional. In FastBill als Add-on 'Vollautomatischer Belegimport' (Premium: 5 Portale inkl.). Kein 'Pro Bundle' und kein 'Beleg-Bot' auf Herstellerseiten gefunden. Quelle · 02.11.26 indirekt Weiterleitungsregel in GetMyInvoices an die E-Mail-Adresse des Papierkram-Posteingangs; dort manuell als Beleg anlegen. NICHT über DATEV-Export. GMI bezeichnet es als 'automatisierte Schnittstelle', Papierkram-Beschreibung (28.07.2022) zeigt Mail-Weg. Quelle · 02.11.26 direkt (Schnittstelle) API-Key aus BuchhaltungsButler; Sync-Intervall wählbar (BHB-Hilfe nennt 'einmal täglich', Integrationsseiten sagen frei wählbar) Quelle · 02.11.26 nicht belegt GMI-Blog vom 06.07.2021 beschreibt API-Anbindung über den Belegmanager von MeinBüro Rechnung; heute weder im GMI-Integrationsverzeichnis noch auf meinbuero.de (Preise/Leistungsvergleich nennen nur FinHelper und invoicefetcher). Theoretisch indirekt über GMI-E-Mail-Export an das MeinBüro-Postfach (nur Tarife Auftragswesen/Warenwirtschaft), aber nicht als Kombination dokumentiert. Quelle · 02.11.26
invoicefetcher direkt (Schnittstelle) App-Verbindung, Übertragung alle 30 Minuten Quelle · 02.11.26 direkt (Schnittstelle) Verbindung per sevdesk-API-Code, Übertragung alle 30 Minuten Quelle · 02.11.26 direkt (Schnittstelle) Im invoicefetcher-App-Verzeichnis gelistet und auf FastBill-Partnerseite beschrieben; App-Detailseite (/de/app/fastbill, /en/app/fastbill) liefert 404, daher keine Einrichtungsdetails. Quelle · 02.11.26 nicht belegt Keine Papierkram-App bei invoicefetcher (Seite /de/apps). Denkbar wäre invoicefetcher.forward (E-Mail-Weiterleitung) an den Papierkram-Posteingang, das ist aber von keinem Hersteller für diese Kombination dokumentiert. Quelle · 02.11.26 direkt (Schnittstelle) App-Verbindung, Eingangs- und Ausgangsrechnungen alle 30 Minuten; in BHB-Integrationsverzeichnis gelistet Quelle · 02.11.26 direkt (Schnittstelle) App-Verbindung, alle 30 Minuten ins Dokumentenarchiv (Tag 'invoicefetcher'); laut MeinBüro-Preisseite Funktion 'Belegimport aus Online-Portalen' in Tarifen Auftragswesen und Warenwirtschaft, ggf. Zusatzkosten beim Anbieter Quelle · 02.11.26

direkt = Belege landen über eine Schnittstelle automatisch im Programm · indirekt = über einen Zwischenschritt, z. B. Mail-Weiterleitung ins Belegpostfach · nicht belegt = auf den Herstellerseiten nicht eindeutig dokumentiert.

Die Vorsysteme

GetMyInvoices

Hersteller: fino data services GmbH. Abruf aus Online-Portalen und E-Mail-Postfächern, Weitergabe an die Buchhaltung.

Preise: Essential 19,00 € · Small 39,00 € · Standard 59,00 € · Professional 99,00 € · Advanced 179,00 € · Business 499,00 € (netto pro Monat) Quelle · 02.11.2026

HerstellerangabeÜber 10.000 Online-Portale (Herstellerangabe)

Mehr zu GetMyInvoices Zu GetMyInvoicesPartnerlink

invoicefetcher

Hersteller: Buhl (invoicefetcher.com). Abruf aus Online-Portalen und E-Mail-Postfächern, Weitergabe an die Buchhaltung.

Preise: free 0,00 € · easy 4,59 € · starter 8,99 € · standard 15,99 € · premium 21,99 € · professional 29,99 € (netto pro Monat) Quelle · 02.11.2026

Zu invoicefetcherkein Partnerlink

Was KI in der Buchhaltung nicht ersetzt

  • Die Prüfung: Ein Buchungsvorschlag ist ein Vorschlag. Sie bestätigen ihn und sind für die Buchführung verantwortlich.
  • Sonderfälle wie Anzahlungen, gemischte Steuersätze oder private Anteile.
  • Abschluss und Beratung durch Ihre Steuerberatung.
  • Fehlende Belege: Ohne Beleg gibt es nichts zu erkennen. Dann hilft ein Eigenbeleg.

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Die einfachste Automatisierung: E-Rechnung

Eine E-Rechnung enthält ihre Daten strukturiert. Sie muss nicht per OCR erkannt werden und ist damit der zuverlässigste Weg zu automatischen Buchungen. Welches Programm sie erstellt und ausliest: E-Rechnung im Vergleich.

Kostenloses WerkzeugPrüfen Sie Ihre E-Rechnung kostenlosWerkzeug von raffi² rechnet, gleicher Autor, spricht per Du