E-Rechnung
E-Rechnung: Pflichten, Fristen und welche Software sie kann
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen größere, ab 2028 alle Unternehmen im B2B-Bereich sie auch ausstellen. Hier steht, was das heißt und welches Programm Sie dabei unterstützt.
E-Rechnung in den sechs Programmen
„ab Tarif“ heißt: in kleineren Tarifen nicht enthalten. Der Empfang zählt nur, wenn das Programm die Daten auch ausliest, nicht nur ablegt.
| Funktion | Lexware Office | sevdesk | FastBill | Papierkram | BuchhaltungsButler | WISO MeinBüro |
|---|---|---|---|---|---|---|
| E-Rechnung erstellen | ab M Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 |
| XRechnung | ab M Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | ab S Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 |
| ZUGFeRD | ab M Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | ab S Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 |
| Empfangen und auslesen | Ja Quelle · 02.11.26 | ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | Ja Quelle · 02.11.26 | ab Buchhaltung Quelle · 02.11.26 |
Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Software kann sie direkt auslesen, ohne dass jemand abtippt. Eine per Mail verschickte PDF-Datei, ein Scan oder ein Foto ist keine E-Rechnung.
XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist ein reines XML-Format, ursprünglich für Behörden. Ohne passende Software sehen Sie nur eine technische Datei. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten, die Rechnung bleibt also auch ohne Spezialsoftware lesbar. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil genügt: MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht, ab BASIC (BASIC, EN 16931, EXTENDED) sind die Anforderungen erfüllt.
Die Fristen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. |
| bis 31. Dezember 2026 | Übergangszeit: Papierrechnungen sind weiter erlaubt, andere elektronische Formate (z. B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz. |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. |
| dauerhaft | Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. |
Am 15.10.2026 hat das Bundesfinanzministerium ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Es konkretisiert die Anforderungen erneut. Übergangsregel: Eine bis 31.12.2026 ausgestellte E-Rechnung, die den Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, wird nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug. Für ab 2027 ausgestellte E-Rechnungen gelten die neuen Vorgaben. Die Einzelheiten erklärt die Wissensseite E-Rechnung bei raffi² rechnet (gleicher Autor).
Für wen die Pflicht gilt
Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen, bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Für grenzüberschreitende Umsätze in der EU kommt mit ViDA (VAT in the Digital Age) ein eigenes System.
Was Sie jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen. Die Pflicht gilt schon. Ein Postfach reicht für den Empfang, archiviert werden muss aber GoBD-konform: unveränderbar, vollständig, maschinell auswertbar.
- Software prüfen. Liest Ihr Programm XRechnung und ZUGFeRD aus, oder legt es sie nur ab? Die Tabelle oben zeigt es für die sechs Programme. Für das reine Anzeigen gibt es auch kostenlose Viewer wie das Open-Source-Programm Quba.
- Abläufe festlegen. Wer prüft, gibt frei, archiviert?
- Versand vorbereiten. Auch wenn Ihre Pflicht erst 2028 beginnt: Stellen Sie früh um, dann testen Sie ohne Zeitdruck.
Eine E-Rechnung ist übrigens der einfachste Schritt zur automatisierten Buchhaltung, weil keine Texterkennung nötig ist. Mehr dazu unter KI & Automatisierung.
Rechtsstand: Wachstumschancengesetz und die drei BMF-Schreiben zur E-Rechnung (2024, 2025 und 15.10.2026, GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017). Diese Seite ist keine Steuerberatung.