E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmer jetzt wissen müssen

Einleitung

Die elektronische Rechnung ist in Deutschland angekommen – und zwar nicht als optionale Modernisierung, sondern als gesetzliche Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen im B2B-Bereich zu empfangen. Was viele noch nicht realisiert haben: Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden müssen, sind Sie als Empfänger bereits jetzt in der Pflicht.

In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen, was genau eine E-Rechnung ist, welche Formate es gibt, welche Fristen für Sie gelten und wie Sie sich praktisch vorbereiten können.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine verbreitete Fehleinschätzung: Viele Unternehmer glauben, dass eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung bereits eine E-Rechnung ist. Das ist falsch. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen und eine automatische, maschinelle Verarbeitung ermöglichen.

Eine einfache PDF-Datei, ein Scan oder ein Foto einer Papierrechnung erfüllen diese Anforderungen nicht. Der entscheidende Unterschied liegt darin, dass die Daten einer E-Rechnung strukturiert vorliegen – also von Software direkt ausgelesen und weiterverarbeitet werden können, ohne dass ein Mensch die Daten manuell abtippen muss.

Die zugelassenen Formate: XRechnung und ZUGFeRD

In Deutschland haben sich zwei Formate als Standard etabliert, die beide die europäische Norm EN 16931 erfüllen:

XRechnung ist ein reines XML-Format, das ursprünglich für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde. Die Rechnung besteht ausschließlich aus maschinenlesbaren Daten – es gibt keine visuelle Darstellung als PDF. Für den Empfänger bedeutet das: Ohne geeignete Software sehen Sie nur eine technische XML-Datei. Viele Buchhaltungsprogramme können XRechnungen jedoch problemlos importieren und anzeigen.

ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) verfolgt einen hybriden Ansatz: Es kombiniert ein visuell lesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Das bedeutet, Sie können die Rechnung wie gewohnt als PDF öffnen und lesen, während die strukturierten Daten im Hintergrund für die automatische Verarbeitung bereitstehen. Für viele Unternehmen ist ZUGFeRD der praktischere Einstieg, da die Rechnungen auch ohne Spezialsoftware lesbar bleiben.

Wichtig zu wissen: Nicht alle ZUGFeRD-Profile erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus – erst ab dem Profil BASIC aufwärts (BASIC, EN 16931, EXTENDED) sind die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt.

Der Zeitplan: Welche Fristen gelten für wen?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt stufenweise, mit klaren Übergangsfristen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu umfangreiche FAQ zur E-Rechnungspflicht veröffentlicht.

Seit 1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle: Jedes inländische Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu archivieren. Hier gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahmen. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können.

Bis 31. Dezember 2026 – Übergangsfrist für die Ausstellung: Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen versenden. Andere elektronische Formate wie PDF-Rechnungen sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.

Ab 1. Januar 2027 – Pflicht für größere Unternehmen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen haben noch ein weiteres Jahr Zeit.

Ab 1. Januar 2028 – Pflicht für alle: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen und versenden – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Dauerhafte Ausnahme für Kleinunternehmer: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit. Sie dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen verwenden. Die Empfangspflicht gilt jedoch auch für sie.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Umsätze zwischen inländischen Unternehmern – also den gesamten B2B-Bereich innerhalb Deutschlands. Konkret bedeutet das: Wenn sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig sind und es sich um eine steuerbare Leistung handelt, greift die Pflicht.

Ausgenommen sind Rechnungen an Privatpersonen (B2C), steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise. Für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU wird voraussichtlich ein europäisches E-Rechnungssystem (ViDA – VAT in the Digital Age) eingeführt, das aktuell noch in der Umsetzungsphase ist.

Praktische Umsetzung: Was müssen Sie jetzt tun?

Schritt 1: E-Rechnungen empfangen können

Das ist die dringendste Aufgabe, da die Pflicht bereits gilt. Im einfachsten Fall reicht ein E-Mail-Postfach, über das Sie E-Rechnungen entgegennehmen. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Rechnungen GoBD-konform archiviert werden – also unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar. Ein einfaches Ablegen im Dateisystem reicht dafür nicht aus.

Schritt 2: Software evaluieren

Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format verarbeiten kann. Die meisten modernen Cloud-Lösungen wie sevDesk, Lexware Office oder WISO MeinBüro unterstützen E-Rechnungen bereits. Für den reinen Empfang gibt es auch kostenlose Lösungen: Der E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal macht E-Rechnungen menschenlesbar, und das Open-Source-Tool Quba kann XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien darstellen.

Schritt 3: Prozesse anpassen

Definieren Sie, wie E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen empfangen, geprüft, freigegeben und archiviert werden. Bei kleinen Unternehmen mag das unkompliziert sein, bei größeren Organisationen sollten Sie Workflows und Zuständigkeiten festlegen.

Schritt 4: Versand vorbereiten

Auch wenn Sie je nach Unternehmensgröße noch bis Ende 2027 Zeit haben – beginnen Sie frühzeitig damit, Ihre ausgehenden Rechnungen auf E-Rechnungsformate umzustellen. So vermeiden Sie Zeitdruck und können die Umstellung in Ruhe testen.

Kostenlose Tools für den Einstieg

Wer noch keine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion nutzt, kann auf kostenlose Werkzeuge zurückgreifen:

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine ferne Zukunftsmusik, sondern bereits Realität. Auch wenn die volle Versandpflicht für viele Unternehmen erst 2027 oder 2028 greift – die Empfangspflicht gilt schon jetzt. Wer sich frühzeitig mit den Formaten und der technischen Umsetzung beschäftigt, spart sich späteren Stress und profitiert schneller von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsverarbeitung: weniger manuelle Eingaben, weniger Fehler und schnellere Durchlaufzeiten.